Politique de confidentialité

MaRéceptionniste accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles. La présente politique décrit les données que nous collectons, les raisons de cette collecte, la manière dont nous les utilisons et les droits dont vous disposez.

Elle couvre en particulier :

• les données collectées ;
• les finalités du traitement ;
• les sous-traitants utilisés ;
• vos droits sur vos renseignements personnels.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est MaRéceptionniste, joignable à l'adresse contact@mareceptionniste.fr.

Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes dans le cadre de la fourniture du service :

Données d'identification

• Nom et prénom
• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Adresse postale (pour la zone d'intervention)
• Nom de l'entreprise

Données de navigation

• Adresse IP
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Source de trafic (référent, UTM)

Données liées au service

• Messages échangés avec l'IA réceptionniste (texte et transcriptions vocales)
• Historique des demandes clients et rendez-vous
• Données de facturation (gérées par Paddle)
• Préférences de notification

Finalités du traitement

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

• Fonctionnement du service :création et gestion de votre compte, qualification des demandes clients par l'IA, prise de rendez-vous, notifications.
• Communication : envoi des emails transactionnels (codes de connexion, confirmations, rappels), SMS opérationnels liés au service, notifications in-app.
• Amélioration du service :statistiques d'usage anonymisées, analyse des performances de l'IA, détection d'anomalies.
• Facturation : gestion des abonnements, essais gratuits et crédits de parrainage (via Paddle).
• Sécurité : prévention des fraudes, détection des connexions suspectes, journalisation des accès.

Base du traitement

• Fourniture du service : les données nécessaires au fonctionnement de MaRéceptionniste sont utilisées pour créer votre compte, qualifier les demandes clients, gérer les rendez-vous et livrer les notifications prévues.
• Sécurité et amélioration :certaines données techniques sont utilisées pour prévenir les abus, mesurer l'usage du site, détecter les anomalies et améliorer le produit.

Sous-traitants et destinataires

Vos données peuvent être transmises aux sous-traitants suivants, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire à la fourniture du service :

Les sous-traitants situés en dehors du Québec ou du Canada doivent offrir des garanties contractuelles adaptées afin de protéger les données traitées.

Transferts internationaux de données

Certains de nos sous-traitants (OpenAI, Twilio, Resend) sont situés aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des engagements contractuels, des mesures de sécurité et une sélection de sous-traitants capables de protéger les renseignements personnels traités pour le service.

Durée de conservation

• Données du compte : conservées pendant toute la durée de votre abonnement actif.
• Après suppression d’un espace propriétaire : les données sont conservées pendant 30 jours (période de réactivation), puis définitivement supprimées.
• Après suppression d’un compte membre : le compte utilisateur est supprimé immédiatement. Les données métier de l’organisation restent conservées pour son propriétaire, avec les références utilisateur détachées lorsque nécessaire.
• Journaux d'activité :conservés 90 jours à des fins d'audit et de sécurité.
• Données de facturation : conservées par Paddle conformément aux obligations légales en vigueur.

Vos droits

Vous pouvez exercer les droits suivants sur les renseignements personnels que nous traitons :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement :demander la suppression de vos données (fonction disponible directement dans votre espace client, rubrique Paramètres > Sécurité).
• Droit à la portabilité :exporter vos données dans un format structuré et couramment utilisé (fonction disponible dans Paramètres > Sécurité > Exporter mes données).
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
• Droit à la limitation : obtenir la limitation du traitement lorsque votre situation le justifie.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse contact@mareceptionniste.fr.

Nous nous engageons à répondre dans un délai raisonnable, conformément aux règles applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des échanges via HTTPS (TLS 1.3)
• Hébergement sur infrastructure OVHcloud sécurisée
• Accès restreint aux données (authentification et contrôle d'accès)
• Journalisation et surveillance des accès

Protection des mineurs

Le service MaRéceptionniste est destiné aux professionnels et n'est pas conçu pour être utilisé par des personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des mineurs.

Cookies

Pour en savoir plus sur l'utilisation des cookies sur notre site, consultez notre politique de cookies.

Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification dans votre espace client. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par email : contact@mareceptionniste.fr
• Via la page Contact